Kiểm soát lập kế hoạch: thiếu số liệu nên khó đưa ra dự đoán nhu cầu khách hàng (dự đoán sản lượng sản xuất).

HỎI: Ms D (phòng quản lý rủi ro)
Mình gặp vấn đề trong kiểm soát lập kế hoạch: thiếu số liệu nên khó đưa ra dự đoán nhu cầu khách hàng (dự đoán sản lượng sản xuất). 

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI: Ms Mai (CFA, Kiểm soát nội bộ, CEO of RDOCA)

Kiểm soát nội bộ không tham gia vào quá trình lập kế hoạch, mà Kiểm soát nội bộ với cái nhìn độc lập khách quan từ bên ngoài thiết lập đo lường hiệu suất cho việc lập kế hoạch và giám sát việc lập kế hoạch ảnh hưởng thế nào đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. 

Về việc kiểm soát quá trình lập kế hoạch liên quan đến số liệu để đưa ra “dự đoán nhu cầu khách hàng” có thể áp dụng mô hình quy trình kiểm soát gồm 4 bước như sau:

1. Thiết lập hiệu suất cho việc lập kế hoạch.

Để đưa ra số liệu về dự đoán nhu cầu khách hàng. Nếu sử dụng mô hình BSC, là Kiểm soát nội bộ lúc này chúng ta phải rà soát trên: quy trình đổi mới, ở bước “Dự đoán khách hàng trong tương lai” (1). Kiểm soát nội bộ xem xét 2 thước đo cơ bản sau:
- Thời gian dành cho khách hàng mục tiêu chủ chốt để tìm hiểu những nhu cầu và cơ hội tương lai của họ. 
o Ví dụ: năm 2010 CEO của Xerox yêu cầu 200 quản lý hàng đầu tiếp xúc 500 khách hàng quan trọng để tìm hiểu nhu cầu của họ
o Để đo lường con số này, Kiểm soát nội bộ có thể lấy thông tin từ phòng R&D cung cấp, từ những người bán hàng, từ nhóm nghiên cứu thị trường của phòng marketing, từ những nhà quản lý…vv
- Tỷ lệ % các dự án mới được triển khai dựa trên thông tin từ khách hàng: Kiểm soát nội bộ lấy thông tin từ phòng dự án. Chỉ số này cũng khá dễ để đo lường nên mình không bình luận nhiều.

2. Đo lường hiệu suất thực tế của việc lập kế hoạch
Thường thì Kiểm soát nội bộ muốn đo lường hiệu suất thực tế sẽ dùng kết quả số liệu của các phòng ban có liên quan về “dự đoán nhu cầu khách hàng”:
+ Chuyên viên phân tích tài chính (CFA) báo cáo trong phân tích để trình cho giám đốc tài chính, giúp đưa ra các quyết định tài chính hoặc để quản lý rủi ro.
+ Bộ phận/người chiến lược công ty
+ Người/bộ phận phân tích kinh tế vĩ mô của phòng marketing…vv
Tùy từng doanh nghiệp mà có vị trí/bộ phận theo dõi các chỉ số này

Kiểm soát nội bộ có thể tự mình lập danh mục theo dõi các chỉ số hoặc mua thông tin từ công ty dịch vụ cung cấp số liệu.Tuy nhiên lưu ý rằng nên kiểm tra tính chính xác của con số này trước khi sử dụng.

Các chỉ số đó bao gồm: chỉ số về môi trường vi mô và môi trường vĩ mô
- Chỉ số môi trường vi mô: số liệu là đầu vào cho việc dự đoán nhu cầu có thể đến từ phòng R&D, phòng marketing hoặc phòng bán hoặc hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng có thể thu thập số liệu. Tuy nhiên hệ thống đo lường của họ có thể bị bóp méo (báo cáo láo, hoặc không chính xác).  Ví dụ: họ không gặp phỏng vấn khách hàng hay ghi nhận ý kiến khách hàng mà tự nghĩ ra rồi điền vào phiếu thu thập thông tin, nghĩa là nhu cầu khách hàng là con số ảo. 
- Chỉ số của môi trường vĩ mô: chúng ta đi kiểm tra và xem xét lại tác động của các chỉ số đến “dự đoán nhu cầu khách hàng. Các chỉ số bao gồm: CPI, PMI, GDP, lãi suất, tăng trưởng tín dụng...vv

o CPI : chỉ số giá tiêu dùng (CPI - Consumer Price Index)
Sức mua hay mãi lực là số lượng hàng hóa/dịch vụ có thể mua được bằng một đơn vị tiền tệ. Ví dụ, với 20.000 VND hiện tại (2/2011) chỉ mua được hơn 1 lít xăng trong khi ta có thể mua được hơn 3 lít cách đây 10 năm; nói cách khác sức mua của tiền Việt Nam năm 2001 lớn hơn so với năm 2011.

o PMI,
Chỉ số PMI được viện quản lý nguồn cung Mỹ (ISM- Institution for Supply Managerment) công bố thường kì vào ngày đầu tiên của mỗi tháng, cho thấy bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất của tháng trước đó. Chỉ số này được xây dựng dựa trên cơ sở điều tra, tổng hợp ý kiến của hơn 400 Giám đốc mua hàng trên toàn nước Mỹ về 5 lĩnh vực chính với trọng số cho từng lĩnh vực khác nhau: sản lượng (0,25%), số đơn đặt hàng mới (0,3%), tình hình giao hàng của nhà cung cấp (0,15%), lượng hàng tồn kho (0,1%), tình hình việc làm (0,2%).

o GDP: tổng sản phẩm nội địa, 
Tổng sản phẩm quốc nội hay GDP (viết tắt của Gross Domestic Product) là giá trị thị trường của tất cả hàng hóa và dịch vụ cuối cùng được sản xuất ra trong phạm vi một lãnh thổ nhất định (thường là quốc gia) trong một thời kỳ nhất định (thường là một năm)

o Lãi suất, tăng trưởng tín dụng…vv

3. So sánh dựa vào:
- Số liệu quá khứ của doanh nghiệp
- Benchmarking của ngành. 
- Benchmarking của đối thủ cạnh tranh đẫn đầu thị trường trong ngành đó
Mình xin có một vài bình luận với chỉ số này như sau:
- Hiện tại những số liệu tại doanh nghiệp Việt ít khi được thống kê hoặc chưa có. Là Kiểm soát nội bộ chúng ta phải tự thu thập số liệu này mà nó không có sẵn, nó nằm rải rác ở các phòng ban. 
- Benchmarking của ngành: trên thế giới thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi để có thể cung cấp số liệu mà bạn muốn. Còn sô liệu benchmarking ngành ở VN ít khi có. Chúng tôi cũng có liên hệ với Viện năng suất nhưng họ cũng chỉ đưa ra chỉ số hiệu suất cho toàn quốc gia chứ chưa có ở ngành. CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC đang cố gắng nghiên cứu đưa ra chỉ số này.
- Benmarking của đối thủ cạnh tranh dẫn đầu thị trường trong ngành đó: cái này doanh nghiệp phải tự thiết kế hệ thống thông tin tình báo cho mình. 

4. Định giá và khởi xướng hành động khắc phục
Sau khi so sánh các số liệu trên có thể định giá mức độ đạt được của việc lập kế hoạch so với mục tiêu. Rồi đưa ra hành động khắc phục để việc lập kế hoạch đạt được như mục tiêu mong muốn.

Nguồn: 
(1): Sách Bản đồ chiến lược, tác giả Robert S. Kaplan và David P. Norton
(2) Mô hình quy trình kiểm soát: sách quản lý hiện đại của Mỹ - Đưa ra một vài ví dụ về chỉ số nền kinh tế vĩ mô: Theo Mr Q (trưởng phòng phân tích đầu tư của công ty chứng khoán)

- Chỉ số giá tiêu dùng: https://vi.wikipedia.org/wiki/Ch%E1%BB%89_s%E1%BB%91_gi%C3%A1_ti%C3%AAu_d%C3%B9ng

- PMI: http://www.baomoi.com/Chi-so-PMI-thuoc-do-quan-trong-cua-kinh-te-My/c/3155717.epi

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2016/03/kiem-soat-lap-ke-hoach-thieu-so-lieu.html

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ: 

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:     

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ: 

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

BLOG (sharing courses): http://chiasekiemsoatnoibo.blogspot.com/

Doanh nghiệp của tôi nhỏ chỉ vài tỷ thì có cần KIỂM SOÁT NỘI BỘ không?

DOANH NGHIỆP HỎI:

Doanh nghiệp của tôi nhỏ chỉ vài tỷ thì có cần KIỂM SOÁT NỘI BỘ không?

KIỂM SOÁT NỘI BỘ  trả lời:

1.     KIỂM SOÁT

KIỂM SOÁT là một trong 4 nhiệm vụ của quản lý. Vì vậy cả doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn thì cũng cần phải KIỂM SOÁT.

Với những doanh nghiệp nhỏ, chủ sở hữu hay quản lý cấp cao tự kiểm soát được. Khi doanh nghiệp lớn hơn, lúc này vượt khỏi tầm kiểm soát của họ:

-       Thiếu nguồn lực về thời gian để tự kiểm soát mọi giao dịch vì lượng giao dịch lớn

-       Kinh nghiệm, tri thức cá nhân không còn đủ để kiểm soát.

Vì vậy lúc này nhiệm vụ KIỂM SOÁT được chuyển sang cho một bộ phận độc lập với các hoạt động của tổ chức, là phòng/ban KIỂM SOÁT. Vì họ làm việc độc lập nên có tính khách quan hơn và vì là nhiệm vụ của họ nên họ chuyên nghiệp hơn.

Vấn đề ở chỗ là KIỂM SOÁT TỔ CHỨC là chủ đề mà ngay cả học giả thế giới cũng bỏ rơi qua nhiều thập kỷ không nghiên cứu. Ở VN ta, quản lý ít biết đến KIỂM SOÁT, ngay cả các trường đại học vẫn dùng từ KIỂM TRA. Vì vậy quản lý ta rất yếu về KIỂM SOÁT, họ chỉ làm theo thói quen và kinh nghiệm. Muốn hiểu về KIỂM SOÁT TỔ CHỨC, (tham gia khóa chia sẻ sau để có cái nhìn tổng quan về kiểm soát tổ chức: http://chiasekiemsoatnoibo.blogspot.com/2015/12/kiem-soat-to-chuc-kiem-soat-noi-bo.html)

Vấn đề nữa là dù doanh nghiệp ta có phòng/ban KIỂM SOÁT. Chủ sở hữu cũng không biết tổ chức phòng/ban KIỂM SOÁT như thế nào cho phù hợp luật pháp và mục tiêu của tổ chức.

Vấn đề khác nữa là cũng vì học giả Việt Nam chưa nghiên cứu nên thiếu các công cụ và kỹ thuật cho KIỂM SOÁT VIÊN họ tác nghiệp. (học 4 kỹ thuật lập quy trình theo chuẩn quốc tế ở đường link sau: http://chiasekiemsoatnoibo.blogspot.com/2015/12/kiem-soat-to-chuc-kiem-soat-noi-bo.html)

Từ những lý do trên nên KIỂM SOÁT TỔ CHỨC còn chưa phát huy hết hiệu quả của nó trong việc nâng cao giá trị của doanh nghiệp.

2.     KIỂM SOÁT NỘI BỘ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ là một chương trình các cơ quan chức năng Mỹ nhìn nhận lại thất bại của mình trong cạnh canh toàn cầu, khởi xướng là hải quân Mỹ năm 1984 đã thuê chuyên gia tư vấn kiểm soát lại chất lượng và thống kê. Khi thấy hiệu quả rồi lan rộng ra các doanh nghiệp tư nhân và trên toàn nước Mỹ. Và năm 1992, KHUNG CHUẨN QUỐC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ COSO ra đời từ đó. Hiểu đơn giản nguồn gốc của KIỂM SOÁT NỘI BỘ chính là phong trào CẢI TIẾN tổ chức của nước Mỹ những năm 80,90 bằng HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.

Tại VN, từ những năm 2005 nó đã được biết tới và ghi nhận trong luật doanh nghiệp có nhắc đến BAN KIỂM SOÁT, và rồi vài năm gần đây KHUNG CHUẨN QUỐC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ mới du nhập vào VN, các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng nó vào trong tổ chức. Nó gần như tạo thành một phong trào rộng khắp. Cũng chưa có khảo sát có bao nhiêu doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng nó.

Phía Bộ kế hoạch đầu tư cũng đang đào tạo mô hình KIỂM SOÁT VIÊN cho công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn nhà nước (nội dung mô hình đaot ạo ở đường link sau: http://chiasekiemsoatnoibo.blogspot.com/2015/12/quan-ly-at-trinh-o-ang-cap-gioi-la-quan.html)

KẾT LUẬN:

Từ việc giải thích 2 khái niệm KIỂM SOÁT, KIỂM SOÁT NỘI BỘ giúp anh/chị quản lý có một cái nhìn thấu đáo, từ đó anh/chị tự quyết định xem có cần phải tìm hiểu kiến thức về KIỂM SOÁT hay không, và đồng thời quyết định xem có cần xây dựng HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TỔ CHỨC hay không.

Trong quá trình tìm hiểu và áp dụng, gặp khó khăn anh chị chứ liên hệ với chúng tôi tư vấn và chia sẻ.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ: 

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:     

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ: 

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

BLOG (sharing courses): http://chiasekiemsoatnoibo.blogspot.com/

KIỂM SOÁT NỘI BỘ NẰM Ở ĐÂU TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY?

THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI

Chị Th trao đổi về việc chưa rõ KIỂM SOÁT NỘI BỘ nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty. (HCM ngày 06/12/2015)

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:

Trong khoảng 1 năm vừa qua mình có đi tiếp xúc gặp gỡ các doanh nghiệp để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát tổ chức của họ thì thấy rằng họ phần nhiều chỉ tổ chức theo kinh nghiệm mà chưa tuân theo Luật và ít khi tham khảo mô hình phổ biến và thành công trên thế giới.

Trước hết mình xin chia sẻ theo Luật doanh nghiệp 2014 thì riêng công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân trong không nhắc tới Ban kiểm soát hay Kiểm soát viên. Còn lại các loại hình doanh nghiệp khác cụ thể như sau:

CÔNG TY TNHH HAI THÀNH VIÊN TRỞ LÊN

“Điều 55. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 11 thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm soát; trường hợp có ít hơn 11 thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty. Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.”

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

“Điều 78. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu

1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

a) Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

b) Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên”

DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

“Điều 89. Cơ cấu tổ chức quản lý

Cơ quan đại diện chủ sở hữu quyết định tổ chức quản lý doanh nghiệp nhà nước dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn theo một trong hai mô hình quy định tại khoản 1 Điều 78 của Luật này.”

CÔNG TY CỔ PHẦN

Luật doanh nghiệp 2014 quy định cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần bao gồm:

·        Đại hội đồng cổ đông

·        Hội đồng quản trị

·        Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

·        Ban kiểm soát

Có 2 trường hợp ngoại lệ không có Ban kiểm soát là:

·        Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

·        Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.”

Sau đây xin trích nguyên văn:

 “Điều 134. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

1. Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.”

----

Người trả lời (09/12/2015): 

        Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

        Kiểm soát nội bộ, CFA

       
(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Đăng ký học khóa chia sẻ KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1: 

http://goo.gl/forms/YfI4R96dCM

Sinh viên đăng ký thi học bổng KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:http://goo.gl/forms/czciygGD6h

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc: 

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ: 

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:     

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ: 

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

KIỂM SOÁT THU CHI NHƯ THẾ NÀO?

KIỂM SOÁT THU CHI NHƯ THẾ NÀO?

Ms H HỎI:

“Em mới được tuyển vào làm nhân viên Kiểm soát nội bộ tại một công ty…Hiện giờ với việc tiếp nhận công việc mới của em thì Sếp đang giao cho em kiểm soát lại dòng tiền thu chi Tài chính của Công ty ... Mặc dù đã từng làm kiểm toán, cũng hiểu các thủ tục kiểm toán nhưng thực sự em thấy làm kiểm soát sẽ khác rất nhiều, em nghĩ mình sẽ phải đi sâu vào kiểm soát chi tiết vấn đề, nhưng em lại không biết nên bắt đầu tìm hiểu từ đâu (từ kế toán, chứng từ hay từ tìm hiểu quy trình chung và tìm các nút kiểm soát), mong chị có thể bớt chút thời gian cho em lời khuyên hữu ích được không ạ. Trước mắt là yêu cầu Kiểm soát dòng tiền Thu chi Tài chính của Công ty theo yêu cầu của Sếp (nếu chị có chia sẻ tài liệu hoặc biết nguồn tài liệu thông tin liên quan em cám ơn rất nhiều ạ).”

KIỂM SOÁT NỘI BỘ trả lời:

Để làm KIỂM SOÁT NỘI BỘ thì việc đầu tiên bạn phải hiểu những kiến thức về KIỂM SOÁT TỔ CHỨC. Ngay cả trên thế giới thì KIỂM SOÁT TỔ CHỨC là một chủ đề đã bị học giả bỏ rơi qua nhiều thập kỷ không nghiên cứu. Từ những năm 1950 trở lại đây nó mới được chú ý nhiều. Những kiến thức về KIỂM SOÁT TỔ CHỨC chúng tôi đã dịch các tài liệu cập nhật nhất hiện nay của Mỹ cho các bạn, chúng tôi đăng tải miễn phí cho cộng đồng ở đường link sau:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com/

Tiếp theo là bạn phải kiểm soát theo hệ thống quản lý của công ty. Do bạn không nói doanh nghiệp bạn áp dụng hệ thống quản lý nào. Nên mình xin giới thiệu là hiện nay trên thế giới được sử dụng phổ biến là 2 hệ thống quản lý: Quản trị toàn diện (TQM) và ISO.

-- Hệ thống quản lý ISO: ISO là tổ chức đưa ra tiêu chuẩn chất lượng với hơn 160 quốc gia tự nguyện tham gia. Trong ISO có phần đánh giá rủi ro là ISO 31000 - Risk management, vui lòng vào website sau để xem

http://www.iso.org/iso/home/standards/iso31000.htm

-- Hệ thống quản lý TQM: trong khi cải tiến quy trình của TQM, người Mỹ có Quy trình kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế COSO

Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn kiểm soát theo Khung chuẩn kiểm soát nội bộ COSO

CHƯƠNG TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ BAO GỒM:

• Quy trình kiểm soát nội bộ COSO
• Thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ
• Ủy quyền chương trình kiểm soát nội bộ
• Kế hoạch kiểm soát nội bộ
• Chương trình ủy quyền và phê chuẩn
• Chương trình công nghệ thông tin
• Chương trình hợp nhất tài khoản

Những biểu mẫu cần cho một chương trình kiểm soát nội bộ nếu bạn cần mình sẽ email cho bạn.

Sau đây trình bày Quy trình kiểm soát nội bộ gồm 5 phần:

1. Môi trường kiểm soát (Control environment)

2. Đánh giá rủi ro (Risk assessment)

3. Các hoạt động kiểm soát (Control activities)

4. Thông tin và giao tiếp (Information and communication)

5. Giám sát, định giá và báo cáo (Monitor, evaluate, and report).

Vì bạn chỉ ở cấp nhân viên thực hiện kiểm soát nội bộ nên mình chỉ trình bày chi tiết phần “các hoạt động kiểm soát”

Các hoạt động kiểm soát bao gồm:

• -         Lựa chọn loại kiểm soát ngăn ngừa hay kiểm soát dò tìm
• -         Các hoạt động kiểm soát
• -         Giám sát và kiểm tra

a)      Lựa chọn loại kiểm soát ngăn ngừa (detective) hay kiểm soát dò tìm (preventive)

Kiểm soát được nhận dạng như là dò tìm hoặc ngăn ngừa, với kiểm soát ngăn ngừa được ưa thích hơn.

Dò tìm ((preventive) chỉ ra để kiểm tra và cân bằng mà xảy ra sau khi sự kiện giao dịch vừa mới xảy ra và được thiết kế và nhận dạng một sai sót, bỏ quên, trình bày sai, gian lận. Kiểm soát dò tìm là quan trọng nơi mà quy trình yếu và bị phá vỡ hoặc nơi mà kiểm soát ngăn ngừa không được thiết kế cho quy trình. Kiểm soát chung xem xét dò tìm trong tự nhiên bao gồm so sánh ngân quỹ để cho kết quả thực sự, so sánh kết quả qua các thời kỳ, đánh giá người hướng dẫn thực hiện và theo như kết quả mong đợi hoặc điều khoản thường dùng.

Ngăn ngừa (detective) chỉ ra thủ tục kiểm soát được thiết kế trong và trở thành một phần của quy trình. Kiểm soát ngăn ngừa được thiết kế để tránh sai lầm, bỏ quên, trình bày sai, hoặc gian lận từ việc xảy ra trước khi quy trình hoạt động. Kiểm soát chung được xem xét ngăn ngừa trong thực tế bao gồm những chính sách và thủ tục đã được viết, giới hạn của sự phê chuẩn, văn bản hỗ trợ đính kèm, câu hỏi thường dùng cho các điều khoản, và chữ ký mẫu.

Xem xét danh sách  nhắc nhở để nhận dạng loại kiểm soát của dò tìm và ngăn ngừa mà nên thêm vào trong quy trình

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ	Ngăn ngừa/ Dò tìm
Kiểm soát tuân thủ pháp luật hiện hành và những luật lệ, phép tắc, quy định của Công ty	Dò tìm
Kiểm soát về việc tuân thủ những  thủ tục và chính sách của Công ty.	Dò tìm
Kiểm soát về việc tuân thủ những  điều khoản và điều kiện trong hợp đồng.	Dò tìm
Kiểm soát về sự cho phép (cấp phép), ủy quyền và phê chuẩn.	Ngăn ngừa
Kiểm soát qua báo cáo tài chính bao gồm những mục tiêu kiểm soát xử lý như sau:
Các khoản phải trả và sổ sách và ghi nhận	Ngăn ngừa
Các khoản phải thu, đạt cọc và ghi nhận	Ngăn ngừa
Giao dịch được ghi nhận	Ngăn ngừa
Tiết lộ	Dò tìm
Xem xét lại	Ngăn ngừa
Thống nhất	Dò tìm
Tính liêm chính	Ngăn ngừa
Chính xác	Ngăn ngừa
Đầy đủ	Ngăn ngừa
Đúng thời gian	Ngăn ngừa
Phân công nhiệm vụ	Ngăn ngừa
Bảo vệ tài sản	Ngăn ngừa

b)      Các hoạt động kiểm soát (Control Activities)

Các hoạt động kiểm soát chỉ ra những hành động đặc trưng được thiết kế để trình ra chứng cứ trong việc hỗ trợ mục tiêu kiểm soát và có thể bao gồm một vài hay tất cả các kỹ thuật theo đó.

·        Tự đánh giá thực hiện bởi người chủ đang áp dụng quy trình, tự đánh giá trước hoặc bảng liệt kê kiểm tra sổ sách. (Self-assessments performed by process owners using predefi ned self assessment or audit readiness checklists)

·        Diễn tập và quan sát được thực hiện bởi một nhóm người cùng vị trí chức vụ và trình bày kiểm soát nội bộ. (Walk-through and observation performed by peer groups and/or internal control representatives)

·        Đánh giá thực hiện bởi quản lý và báo cáo xem xét kiểm soát nội bộ. (Monitoring performed by management and/or submitted to internal controls for review)

·        Hòa hợp giữa dữ liệu nguồn và thu lại báo cáo bao gồm: phân tích thời kỳ và phân tích qua các thời kỳ. (Reconciliations between source data and reporting records including period-to-period roll-forward and periodover-period analysis)

·        Kiểm tra thực hiện bởi quản lý và đại diện kiểm soát nội bộ dùng kỹ thuật phân tích thống kê hoặc chọn mẫu ngẫu nhiên.( Testing performed by management and internal control representatives using statistical or random sampling techniques)

·        Báo cáo chứng nhận hàng tháng bởi người lãnh đạo thực hiện, chủ quy trình và nhân viên kinh doanh khu vực được lựa chọn chứng thực việc tuân thủ với chính sách, thủ tục, và yêu cầu kiểm soát nội bộ. (Quarterly subcertifi cation submitted by executive leadership, process owners, and selected business area executives attesting to compliance with company policies, procedures, and internal control requirements)

·        Khắc phục kết quả các điều khoản hành động từ kiểm soát nội bộ và kiểm toán soát xét. (Remediation of action items resulting from internal control and internal audit reviews)

c)      Kiểm tra và giám sát (Monitoring and Testing)

Kiểm tra và giám sát những phê chuẩn hoạt động giao dịch được thực hiện như họ thiết kế. Tùy thuộc vào phức tạp của quy trình (ví dụ: các bước của quy trình), các hoạt động được kiểm tra giao dịch qua máy tính và hoặc cảm nang quy trình.

·        Một mẫu bắt đầu đến cuối cùng: kiểm tra những lựa chọn trực tiếp một mẫu của tài liệu (ví dụ:  giao dịch bán hàng, hóa đơn nhà cung cấp, bảng cân đối sổ phụ) và lần theo quy trình hoạt động cho đến khi chạm tới bảng cân đối tài chính.

·        Một mẫu kết thúc đến bắt đầu: lựa chọn một mẫu của giao dịch từ bảng cân đối tài chính ( ví dụ: sổ cái chung hoặc hợp nhất) trở lại nguồn đầu vào. Kiểm tra giao dịch trong phát biểu trực tiếp xảy ra được hay không tất cả bao gồm bảng cân đối tài khoản tài chính được hỗ trợ bỏi tài liệu nguồn.

Những mẫu của giao dịch được kiểm tra phải được chú thích và được lựa chọn dùng kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán được chấp nhận chung. Kỹ thuật chọn mẫu có thể sử dụng cả hai phương pháp nhận định hoặc thống kê. Một ví dụ của mẫu là một lựa chọn có hệ thống của những ngày của năm tài chính hoặc mỗi thứ 100 của chuỗi số giao dịch). Một phương pháp thống kê sẽ lấy những mẫu ngầu nhiên trong tất cả các giao dịch.

Theo như chuẩn kiểm toán, kiểm tra giao dịch phải được thiết kế để kiểm tra quản lý những xác nhận bằng chứng có thể phân chia thành 5 loại như sau:

·        Có thật và xảy ra: xác nhận thỏa thuận này có hay không với tài sản, các khoản phải trả, vốn chủ sở hữu bao gồm bảng cân đối thật sự tồn tại trong bảng cân đối ngày. Thêm vào đó chuỗi của các sự việc xảy ra có bị liên quan hay không đến các giao dịch được ghi chép lại bao gồm: báo cáo tài chính có thật trong thời kỳ. Xác nhận này được liên quan bao gồm các tài khoản rằng nên bao gồm (ví dụ: kiểm kê tồn tại và có sẵn cho bán hàng ở bảng cân đối kế toán trong ngày).

·        Tính đầy đủ: Xác nhận tình trạng báo cáo tài chính bao gồm các giao dịch và tài khoản nên được trình bày. Kiểm tra được liên quan với khả năng của mục bỏ quên từ báo cáo tài chính nên có bao gồm (ví dụ: chụp lấy doanh thu kiểm tra để xác định rõ doanh thu được ghi nhận trong thời kỳ tính toán thích hợp.

·        Định giá và phân cấp: chuỗi được liên quan hay không tới các tài khoản: tài sản, các khoản phải trả, vốn chủ sở hữu và thuế phải nộp và chi phí bao gồm báo cáo cân đối tài chính ở giá trị thích hợp. (ví dụ: tài sản cố định được bắt đầu ở giá trị sổ sách).

·        Đúng và nghĩa vụ: chuỗi thì được liên quan đến tài sản hay không là đúng công ty và những nghĩa vụ pháp lý của công ty ở bảng cân đối kế toán trong ngày.

·        Trình bày và tiết lộ: chuỗi được liên quan hay không đến thành phần cấu thành của báo cáo tài chính ( ví dụ như  ghi nhận hợp lý các khoản phải trả như khoản phải trả dài hạn và khoản phải trả ngắn hạn).

Lưu ý: trong cuốn sách “thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ”, tác giả Rose hightower có đưa ra chỉ dẫn kiểm soát 15 loại quy trình tài khoản kế toán theo chuẩn quốc tế COSO. 

Bạn kiểm soát thu chi sẽ liên quan đến quý trình nào thì đọc tham khảo nhé.

Bạn cần thì mình sẽ email sách cho bạn tham khảo (từ trang 133 đến 213)

----

Người trả lời (29/11/2015): 

        Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

        Kiểm soát nội bộ, CFA

       
(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC nếu sử dụng bản dịch và tổng hợp này của        chúng tôi)

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Đăng ký học khóa chia sẻ KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1: 

http://goo.gl/forms/YfI4R96dCM

Sinh viên đăng ký thi học bổng KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:http://goo.gl/forms/czciygGD6h

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc: 

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ: 

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:     

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ: 

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com