HỎI ĐÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 2015

THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI

Chị Th trao đổi về việc chưa rõ KIỂM SOÁT NỘI BỘ nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty. (HCM ngày 06/12/2015)

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:

Trong khoảng 1 năm vừa qua mình có đi tiếp xúc gặp gỡ các doanh nghiệp để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát tổ chức của họ thì thấy rằng họ phần nhiều chỉ tổ chức theo kinh nghiệm mà chưa tuân theo Luật và ít khi tham khảo mô hình phổ biến và thành công trên thế giới.

Trước hết mình xin chia sẻ theo Luật doanh nghiệp 2014 thì riêng công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân trong không nhắc tới Ban kiểm soát hay Kiểm soát viên. Còn lại các loại hình doanh nghiệp khác cụ thể như sau:

CÔNG TY TNHH HAI THÀNH VIÊN TRỞ LÊN

“Điều 55. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 11 thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm soát; trường hợp có ít hơn 11 thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty. Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.”

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

“Điều 78. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu

1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

a) Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

b) Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên”

DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

“Điều 89. Cơ cấu tổ chức quản lý

Cơ quan đại diện chủ sở hữu quyết định tổ chức quản lý doanh nghiệp nhà nước dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn theo một trong hai mô hình quy định tại khoản 1 Điều 78 của Luật này.”

CÔNG TY CỔ PHẦN

Luật doanh nghiệp 2014 quy định cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần bao gồm:

· Đại hội đồng cổ đông

· Hội đồng quản trị

· Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

· Ban kiểm soát

Có 2 trường hợp ngoại lệ không có Ban kiểm soát là:

· Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

· Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.”

Sau đây xin trích nguyên văn:

“Điều 134. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

1. Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.”

----

Người trả lời (09/12/2015):

Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

Kiểm soát nội bộ, CFA

(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Đăng ký học khóa chia sẻ KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:

http://goo.gl/forms/YfI4R96dCM

Sinh viên đăng ký thi học bổng KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:http://goo.gl/forms/czciygGD6h

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

KIỂM SOÁT THU CHI NHƯ THẾ NÀO?

Ms H HỎI:

“Em mới được tuyển vào làm nhân viên Kiểm soát nội bộ tại một công ty…Hiện giờ với việc tiếp nhận công việc mới của em thì Sếp đang giao cho em kiểm soát lại dòng tiền thu chi Tài chính của Công ty ... Mặc dù đã từng làm kiểm toán, cũng hiểu các thủ tục kiểm toán nhưng thực sự em thấy làm kiểm soát sẽ khác rất nhiều, em nghĩ mình sẽ phải đi sâu vào kiểm soát chi tiết vấn đề, nhưng em lại không biết nên bắt đầu tìm hiểu từ đâu (từ kế toán, chứng từ hay từ tìm hiểu quy trình chung và tìm các nút kiểm soát), mong chị có thể bớt chút thời gian cho em lời khuyên hữu ích được không ạ. Trước mắt là yêu cầu Kiểm soát dòng tiền Thu chi Tài chính của Công ty theo yêu cầu của Sếp (nếu chị có chia sẻ tài liệu hoặc biết nguồn tài liệu thông tin liên quan em cám ơn rất nhiều ạ).”

KIỂM SOÁT NỘI BỘ trả lời:

Để làm KIỂM SOÁT NỘI BỘ thì việc đầu tiên bạn phải hiểu những kiến thức về KIỂM SOÁT TỔ CHỨC. Ngay cả trên thế giới thì KIỂM SOÁT TỔ CHỨC là một chủ đề đã bị học giả bỏ rơi qua nhiều thập kỷ không nghiên cứu. Từ những năm 1950 trở lại đây nó mới được chú ý nhiều. Những kiến thức về KIỂM SOÁT TỔ CHỨC chúng tôi đã dịch các tài liệu cập nhật nhất hiện nay của Mỹ cho các bạn, chúng tôi đăng tải miễn phí cho cộng đồng ở đường link sau:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com/

Tiếp theo là bạn phải kiểm soát theo hệ thống quản lý của công ty. Do bạn không nói doanh nghiệp bạn áp dụng hệ thống quản lý nào. Nên mình xin giới thiệu là hiện nay trên thế giới được sử dụng phổ biến là 2 hệ thống quản lý: Quản trị toàn diện (TQM) và ISO.

-- Hệ thống quản lý ISO: ISO là tổ chức đưa ra tiêu chuẩn chất lượng với hơn 160 quốc gia tự nguyện tham gia. Trong ISO có phần đánh giá rủi ro là ISO 31000 - Risk management, vui lòng vào website sau để xem

http://www.iso.org/iso/home/standards/iso31000.htm

-- Hệ thống quản lý TQM: trong khi cải tiến quy trình của TQM, người Mỹ có Quy trình kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế COSO

Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn kiểm soát theo Khung chuẩn kiểm soát nội bộ COSO

CHƯƠNG TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ BAO GỒM:

Quy trình kiểm soát nội bộ COSO

Thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ
Ủy quyền chương trình kiểm soát nội bộ
Kế hoạch kiểm soát nội bộ

Chương trình ủy quyền và phê chuẩn
Chương trình công nghệ thông tin
Chương trình hợp nhất tài khoản

Những biểu mẫu cần cho một chương trình kiểm soát nội bộ nếu bạn cần mình sẽ email cho bạn.

Sau đây trình bày Quy trình kiểm soát nội bộ gồm 5 phần:

1. Môi trường kiểm soát (Control environment)

2. Đánh giá rủi ro (Risk assessment)

3. Các hoạt động kiểm soát (Control activities)

4. Thông tin và giao tiếp (Information and communication)

5. Giám sát, định giá và báo cáo (Monitor, evaluate, and report).

Vì bạn chỉ ở cấp nhân viên thực hiện kiểm soát nội bộ nên mình chỉ trình bày chi tiết phần “các hoạt động kiểm soát”

Các hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Lựa chọn loại kiểm soát ngăn ngừa hay kiểm soát dò tìm
- Các hoạt động kiểm soát
- Giám sát và kiểm tra

a) Lựa chọn loại kiểm soát ngăn ngừa (detective) hay kiểm soát dò tìm (preventive)

Kiểm soát được nhận dạng như là dò tìm hoặc ngăn ngừa, với kiểm soát ngăn ngừa được ưa thích hơn.

Dò tìm ((preventive) chỉ ra để kiểm tra và cân bằng mà xảy ra sau khi sự kiện giao dịch vừa mới xảy ra và được thiết kế và nhận dạng một sai sót, bỏ quên, trình bày sai, gian lận. Kiểm soát dò tìm là quan trọng nơi mà quy trình yếu và bị phá vỡ hoặc nơi mà kiểm soát ngăn ngừa không được thiết kế cho quy trình. Kiểm soát chung xem xét dò tìm trong tự nhiên bao gồm so sánh ngân quỹ để cho kết quả thực sự, so sánh kết quả qua các thời kỳ, đánh giá người hướng dẫn thực hiện và theo như kết quả mong đợi hoặc điều khoản thường dùng.

Ngăn ngừa (detective) chỉ ra thủ tục kiểm soát được thiết kế trong và trở thành một phần của quy trình. Kiểm soát ngăn ngừa được thiết kế để tránh sai lầm, bỏ quên, trình bày sai, hoặc gian lận từ việc xảy ra trước khi quy trình hoạt động. Kiểm soát chung được xem xét ngăn ngừa trong thực tế bao gồm những chính sách và thủ tục đã được viết, giới hạn của sự phê chuẩn, văn bản hỗ trợ đính kèm, câu hỏi thường dùng cho các điều khoản, và chữ ký mẫu.

Xem xét danh sách nhắc nhở để nhận dạng loại kiểm soát của dò tìm và ngăn ngừa mà nên thêm vào trong quy trình

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ	Ngăn ngừa/ Dò tìm
Kiểm soát tuân thủ pháp luật hiện hành và những luật lệ, phép tắc, quy định của Công ty	Dò tìm
Kiểm soát về việc tuân thủ những thủ tục và chính sách của Công ty.	Dò tìm
Kiểm soát về việc tuân thủ những điều khoản và điều kiện trong hợp đồng.	Dò tìm
Kiểm soát về sự cho phép (cấp phép), ủy quyền và phê chuẩn.	Ngăn ngừa
Kiểm soát qua báo cáo tài chính bao gồm những mục tiêu kiểm soát xử lý như sau:
Các khoản phải trả và sổ sách và ghi nhận	Ngăn ngừa
Các khoản phải thu, đạt cọc và ghi nhận	Ngăn ngừa
Giao dịch được ghi nhận	Ngăn ngừa
Tiết lộ	Dò tìm
Xem xét lại	Ngăn ngừa
Thống nhất	Dò tìm
Tính liêm chính	Ngăn ngừa
Chính xác	Ngăn ngừa
Đầy đủ	Ngăn ngừa
Đúng thời gian	Ngăn ngừa
Phân công nhiệm vụ	Ngăn ngừa
Bảo vệ tài sản	Ngăn ngừa

b) Các hoạt động kiểm soát (Control Activities)

Các hoạt động kiểm soát chỉ ra những hành động đặc trưng được thiết kế để trình ra chứng cứ trong việc hỗ trợ mục tiêu kiểm soát và có thể bao gồm một vài hay tất cả các kỹ thuật theo đó.

· Tự đánh giá thực hiện bởi người chủ đang áp dụng quy trình, tự đánh giá trước hoặc bảng liệt kê kiểm tra sổ sách. (Self-assessments performed by process owners using predefi ned self assessment or audit readiness checklists)

· Diễn tập và quan sát được thực hiện bởi một nhóm người cùng vị trí chức vụ và trình bày kiểm soát nội bộ. (Walk-through and observation performed by peer groups and/or internal control representatives)

· Đánh giá thực hiện bởi quản lý và báo cáo xem xét kiểm soát nội bộ. (Monitoring performed by management and/or submitted to internal controls for review)

· Hòa hợp giữa dữ liệu nguồn và thu lại báo cáo bao gồm: phân tích thời kỳ và phân tích qua các thời kỳ. (Reconciliations between source data and reporting records including period-to-period roll-forward and periodover-period analysis)

· Kiểm tra thực hiện bởi quản lý và đại diện kiểm soát nội bộ dùng kỹ thuật phân tích thống kê hoặc chọn mẫu ngẫu nhiên.( Testing performed by management and internal control representatives using statistical or random sampling techniques)

· Báo cáo chứng nhận hàng tháng bởi người lãnh đạo thực hiện, chủ quy trình và nhân viên kinh doanh khu vực được lựa chọn chứng thực việc tuân thủ với chính sách, thủ tục, và yêu cầu kiểm soát nội bộ. (Quarterly subcertifi cation submitted by executive leadership, process owners, and selected business area executives attesting to compliance with company policies, procedures, and internal control requirements)

· Khắc phục kết quả các điều khoản hành động từ kiểm soát nội bộ và kiểm toán soát xét. (Remediation of action items resulting from internal control and internal audit reviews)

c) Kiểm tra và giám sát (Monitoring and Testing)

Kiểm tra và giám sát những phê chuẩn hoạt động giao dịch được thực hiện như họ thiết kế. Tùy thuộc vào phức tạp của quy trình (ví dụ: các bước của quy trình), các hoạt động được kiểm tra giao dịch qua máy tính và hoặc cảm nang quy trình.

· Một mẫu bắt đầu đến cuối cùng: kiểm tra những lựa chọn trực tiếp một mẫu của tài liệu (ví dụ: giao dịch bán hàng, hóa đơn nhà cung cấp, bảng cân đối sổ phụ) và lần theo quy trình hoạt động cho đến khi chạm tới bảng cân đối tài chính.

· Một mẫu kết thúc đến bắt đầu: lựa chọn một mẫu của giao dịch từ bảng cân đối tài chính ( ví dụ: sổ cái chung hoặc hợp nhất) trở lại nguồn đầu vào. Kiểm tra giao dịch trong phát biểu trực tiếp xảy ra được hay không tất cả bao gồm bảng cân đối tài khoản tài chính được hỗ trợ bỏi tài liệu nguồn.

Những mẫu của giao dịch được kiểm tra phải được chú thích và được lựa chọn dùng kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán được chấp nhận chung. Kỹ thuật chọn mẫu có thể sử dụng cả hai phương pháp nhận định hoặc thống kê. Một ví dụ của mẫu là một lựa chọn có hệ thống của những ngày của năm tài chính hoặc mỗi thứ 100 của chuỗi số giao dịch). Một phương pháp thống kê sẽ lấy những mẫu ngầu nhiên trong tất cả các giao dịch.

Theo như chuẩn kiểm toán, kiểm tra giao dịch phải được thiết kế để kiểm tra quản lý những xác nhận bằng chứng có thể phân chia thành 5 loại như sau:

· Có thật và xảy ra: xác nhận thỏa thuận này có hay không với tài sản, các khoản phải trả, vốn chủ sở hữu bao gồm bảng cân đối thật sự tồn tại trong bảng cân đối ngày. Thêm vào đó chuỗi của các sự việc xảy ra có bị liên quan hay không đến các giao dịch được ghi chép lại bao gồm: báo cáo tài chính có thật trong thời kỳ. Xác nhận này được liên quan bao gồm các tài khoản rằng nên bao gồm (ví dụ: kiểm kê tồn tại và có sẵn cho bán hàng ở bảng cân đối kế toán trong ngày).

· Tính đầy đủ: Xác nhận tình trạng báo cáo tài chính bao gồm các giao dịch và tài khoản nên được trình bày. Kiểm tra được liên quan với khả năng của mục bỏ quên từ báo cáo tài chính nên có bao gồm (ví dụ: chụp lấy doanh thu kiểm tra để xác định rõ doanh thu được ghi nhận trong thời kỳ tính toán thích hợp.

· Định giá và phân cấp: chuỗi được liên quan hay không tới các tài khoản: tài sản, các khoản phải trả, vốn chủ sở hữu và thuế phải nộp và chi phí bao gồm báo cáo cân đối tài chính ở giá trị thích hợp. (ví dụ: tài sản cố định được bắt đầu ở giá trị sổ sách).

· Đúng và nghĩa vụ: chuỗi thì được liên quan đến tài sản hay không là đúng công ty và những nghĩa vụ pháp lý của công ty ở bảng cân đối kế toán trong ngày.

· Trình bày và tiết lộ: chuỗi được liên quan hay không đến thành phần cấu thành của báo cáo tài chính ( ví dụ như ghi nhận hợp lý các khoản phải trả như khoản phải trả dài hạn và khoản phải trả ngắn hạn).

Lưu ý: trong cuốn sách “thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ”, tác giả Rose hightower có đưa ra chỉ dẫn kiểm soát 15 loại quy trình tài khoản kế toán theo chuẩn quốc tế COSO.

Bạn kiểm soát thu chi sẽ liên quan đến quý trình nào thì đọc tham khảo nhé.

Bạn cần thì mình sẽ email sách cho bạn tham khảo (từ trang 133 đến 213)