PHÁT HIỆN RA LỖI CỦA CÁC PHÒNG BAN CÓ NÊN BÁO CÁO BAN GIÁM ĐỐC KHÔNG?

KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (11/2021): Em làm kiểm soát nội bộ, em phát hiện ra lỗi sai của phòng ban khác, em báo cáo Ban giám đốc thì các phòng ban khác sẽ tỏ thái độ ghẻ lạnh với em, mà em không báo cáo thì không làm đúng trách nhiệm. Vậy em nên làm thế nào?

TRẢ LỜI: Thường thì có 02 phong cách quản trị: đó là phong cách quản trị theo hiệu quả công việc và phong cách quản trị theo mối quan hệ. Nếu bạn theo phong cách quản trị theo hiệu quả công việc thì bạn nhìn vào công việc để đưa ra quyết định. Nghĩa bạn giải quyết vấn đề chỉ nhìn vào khía cạnh công việc thôi. Nếu các phòng ban khác vi phạm lỗi liên quan đến quy định, quy trình, chính sách của công ty thì cứ căn cứ nguyên tắc kiểm soát của công ty mà bạn ghi lỗi của họ và xử phạt theo đúng quy định của công ty. Trong trường hợp này thái độ của mọi người với kiểm soát viên như thế nào thì cũng không quan trọng. Miễn bạn làm đúng quy định của công ty là được. Cách này thì khá là nghiêng về lý trí nhé.

Còn phong cách quản trị theo mối quan hệ là thế nào? Nghĩa là kiểm soát viên sẽ nhìn vào thái độ của mọi người mà ghi lỗi của họ, mà có thể. Lúc này thì kiểm soát viên bỏ thêm thái độ vào mối quan hệ công việc. Cảm xúc yêu, ghét, cảm thấy có lỗi, vui vẻ ...vv tác động đến công việc. Nếu bạn chót yêu quý các đồng nghiệp hoặc bạn không muốn làm mất lòng họ hoặc bạn không muốn làm họ tổn thương, bạn thấy họ mắc lỗi, mà bạn có thể ghi giảm nhẹ lỗi cho họ hoặc thậm chí bạn có thể lờ đi coi như không biết hoặc bỏ qua mà không báo cáo cho cấp trên. Lúc này cánh hành xử của bạn là tùy thuộc vào mối quan hệ giữa con người chứ không xét trên công việc. Nghĩa là bạn không màng đến quy định, quy đình, chính sách của công ty. Chúng ta khoan hãy xét rằng hành động của bạn có vi phạm đao đức nghề nghiệp hoặc không làm tròn trách nhiệm của mình. Ở đây mình chỉ muốn nhấn mạnh rằng bạn đang hành xử theo cảm tính, theo mối quan hệ giữa con người với con người.

Có cách thứ ba nghĩa là kết hợp cả hai phong cách trên: vừa tuân thủ quy định, quy trình, chính sách của công ty cũng vừa nhìn vào mối quan hệ giữa mọi người trong công ty.

Việc bạn lựa chọn cách nào là tùy thuộc vào quyết định lựa chọn của mỗi người. Có điều trước khi quyết định lựa chọn cách nào thì bạn cũng nên cân nhắc điểm mạnh và hạn chế của cách đó.

CHUYÊN GIA KIỂM SOÁT NỘI BỘ - Ms Trần Thị Hạnh Mai. Điện thoại, zalo, viber, skype: + 84 986 970 683. Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

KHÓA HỌC 3 HỆ THỐNG VÀ 9 CƠ CHẾ KIỂM SOÁT LEVEL BASIC VERSION 3.0, HCM 06 08 2022. Vui lòng vào đường link sau để xem chi tiết: https://control.edu.vn/khoa-hoc-he-thong-va-co-che-kiem-soat-noi-bo-level-basic-06082022

KIỂM SOÁT NGUYÊN LIỆU ĐẦU VÀO KHÔNG LẤY ĐƯỢC BÁO GIÁ CỦA NHÀ CUNG CẤP

KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (07/2022) Em mới làm kiểm soát nội bộ cho một công ty. Em được giao nhiệm vụ kiểm soát giá nguyên liệu đầu vào. Em rà giá nhà cung cấp báo cho nhân viên mua hàng, mà nhà cung cấp họ không gởi báo giá cho em, nhà cung cấp hình như phải mua hàng thì họ mới báo giá hay sao ấy.

TRẢ LỜI: Lấy báo giá nhà cung cấp cũng cần có kỹ năng nhất định bạn à. Tình huống của bạn mình xin phân tích ở 2 tình huống: Trường hợp thứ nhất là bạn đi lấy báo giá trong danh sách các nhà cung cấp mà nhân viên mua hàng trình xét duyệt: khi bạn tương tác với nhà cung cấp, việc đầu tiên bạn giới thiệu bạn là ai? Đến từ công ty nào? Nếu bạn đã giới thiệu công ty bạn cho sales biết, và sales đó họ kiểm tra lại lịch sử giao dịch thì họ thấy đã chăm sóc một bạn mua hàng khác thuộc công ty bạn rồi. Thì về nguyên tắc họ sẽ chỉ báo giá cho 1 sales đó thôi bởi vì nguyên tắc nhất quán trong thông tin nên họ sẽ không báo cho ai khác trong công ty đó nữa. Làm việc chỉ dựa trên một đầu mối thông tin là nguyên tắc làm việc của sales bạn à.

Trường hợp thứ hai là bạn đi lấy báo giá của các nhà cung cấp mà không nằm trong danh sách báo giá mà người mua hàng trình xét duyệt: cái cách bạn nói chuyện với các nhà cung cấp, các sales họ ngửi thấy mùi của việc bạn đang đi “dò: giá chứ chẳng có thiện chí mua bán gì ở đây. Chính vì vậy mà họ không muốn mất thời gian, đầu tư nỗ lực công sức chăm sóc bạn rồi cuối cùng chỉ bị lộ thông tin giá chứ chả được doanh số gì. Thế nên họ không nhiệt tình báo giá cho bạn. Lấy báo giá là một kỹ năng cần học hỏi bạn à. Trong trường hợp này bạn đang đóng vai là người đi mua hàng chứ bạn không thật sự làm người mua hàng mà bạn chỉ có vai trò kiểm tra giá thôi. Tức là bạn đang dùng kỹ thuật “root check thông tin”. Bạn cần tìm kiếm thông tin về giá trên thị trường để so sánh với giá nhân viên mua hàng báo. Trong marketing có từ chuyên môn là “tình báo marketing”, trong mua hàng thì có “tình báo mua hàng”. Tức là khả năng tìm kiếm thông tin từ đối thủ cạnh tranh hoặc nhà cung cấp trên thị trường bạn à. Vấn đề ở chỗ là bạn diễn chưa sâu, diễn chưa đạt. Thì bạn cần tập diễn, tập bài tập đóng vai là người mua hàng thôi. Không có cái gì ăn ngay được đâu, cái gì cũng dày công khổ luyện mới được bạn à.

-- Ms Trần Thị Hạnh Mai - Chuyên gia kiểm soát nội bộ. Điện thoại, zalo, skype, viber: +84 986 970 683 .Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

KHÓA HỌC: KIỂM SOÁT NỘI BỘ. CHUYÊN ĐỀ: KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-04062022

EM KHÔNG HIỂU NHIỆM VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA MÌNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (07/2022): em mới nghỉ làm kiểm soát nội bộ một công ty và chuyển qua một công ty mới để làm, em chưa hiểu công việc ở công ty mới và cũng không đáp ứng được công việc ở công ty mới vì em chưa hiểu nhiệm vụ em phải làm là gì, chưa hiểu nghiệp vụ cho lắm, công việc em làm không phải là kế toán và kiểm toán, chị giải thích cho em được không?

TRẢ LỜI: theo bạn hiểu là kiểm soát là kiểm soát tài chính kế toán, nghĩa là nhiệm vụ của bạn sẽ đi kiểm soát phần hành tài chính kế toán cho doanh nghiệp đó. Nhưng thực tế công việc phát sinh và cấp trên thì yêu cầu bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức đó, tức là thay vì bạn hiểu là kiểm soát quy trình tài chính kế toán thì giờ bạn phải kiểm soát toàn bộ quy trình của các phòng ban khác nhau. Ví dụ: công ty cho bạn kiểm soát giá nguyên liệu đầu vào thì có nghĩa là bạn đang kiểm soát quy trình mua hàng. Thật ra công ty bạn làm kiểm soát theo thói quen, kinh nghiệm và sự thuận tiện, nó cũng chưa có một HỆ THỐNG KIỂM SOÁT bài bản. Chính vì vậy mà mong muốn kiểm soát của cấp trên chưa truyền đạt để bạn hiểu nhiệm vụ bạn phải làm là gì. Và hơn nữa, khi đã hiểu nghiệp vụ chuyên môn mình phải làm thì bạn cần được đào tạo để làm việc đó. Nếu không được đào tạo trong lớp học chính thức bên ngoài thì nội bộ công ty cũng nên đào tạo bạn để bạn làm được công việc đó. Tuy nhiên cấp trên của bạn cũng không đào tạo bạn mà bạn tự mày mò trên công việc, tự kiểm soát nên bạn không biết mình nên làm gì. Trong các công ty nước ngoài thì họ được đào tạo và phải có khả năng thì họ mới giao nhiệm vụ cho một nhân viên mới, còn công ty Việt Nam thì cứ tuyển nhân viên vào làm rồi đào tạo trên công việc, tức là nghề dạy nghề, công việc dạy bạn.

--- Ms Trần Thị Hạnh Mai - Chuyên gia kiểm soát nội bộ. Điện thoại, zalo, skype, viber: +84 986 970 683 .Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

KHÓA HỌC: KIỂM SOÁT NỘI BỘ. CHUYÊN ĐỀ: KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-04062022

QUẢN LÝ PHÒNG NHÂN SỰ ÁP QUY TRÌNH YÊU CẦU TRƯỞNG BAN CUNG ỨNG LÀM THEO CÓ ĐÚNG KHÔNG?

TRƯỞNG BAN CUNG ỨNG hỏi (18/01/2022): Phòng nhân sự họ đưa ra cho em các quy trình mà họ lấy ở đâu đó và áp cho ban cung ứng mà em quản lý yêu cầu thực hiện theo, như vậy có đúng không ạ?

TRẢ LỜI: Việc họ tự nghĩ ra quy trình hoặc có tham khảo quy trình của công ty nào đó hoặc chuyên gia hay tổ chức nào đó có quy trình đó rồi đem về áp dụng cho công ty chị, áp cụng cho ban cung ứng chị đang quản lý là chưa hợp lý. Vì những lý do sau:

- Phòng nhân sự không có chuyên môn cung ứng mà viết được quy trình. Họ chỉ có chuyên môn về quản lý nhân sự thôi thì làm gì có kiến thức và kinh nghiệm trong nghề cung ứng mà viết

- Phòng nhân sự không có thẩm quyền thiết lập quy trình cho phòng ban khác: quy trình mỗi phòng ban là do phòng ban đó tự vận hành, nếu có điều chỉnh quy trình thì ban giám đốc sẽ điều chỉnh, phòng nhân sự không có quyền gì trong trường hợp này cả. Cũng có trường hợp quản lý phòng nhân sự kiêm luôn một chức vụ nào đó trong ban giám đốc hoặc ban kiểm soát hoặc ban ISO và họ được giao nhiệm vụ thiết lập quy trình cho phòng chị thì đúng là họ có thẩm quyền thật. Có điều này việc này ít gặp vì quản lý nhân sự họ chỉ có chuyên môn về nhân sự thôi thì khó được giao nhiệm vụ này, trừ khi họ có chuyên môn hoặc khả năng trên nhiều lĩnh vực phòng ban khác nhau thôi.

- Phòng nhân sự tham khảo quy trình của một công ty nào đó thì xét về tinh thần ham học hỏi thì tốt, đưa cho chị tham khảo rồi chị tự rút ra cái hay áp dụng được thì được. Còn nếu phòng nhân sự tham khảo quy trình công ty khác rồi yêu cầu áp cho ban cung ứng chị áp dụng là chưa hợp lý vì mỗi công ty hoạt động dựa trên các yếu tố khác nhau. Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình hoạt dộng của doanh nghiệp bao gồm: môi trường, chiến lược, nhân sự, nguồn nhân lực. Nên rất khó để tìm kiếm một công ty nào giống hệt mình để bắt chước y hệt quy trình của họ cả. Mà có áp dụng y hệt được đi chăng nữa thì nó tạo cho công ty chị một bản sao chép hoàn toàn giống công ty khác, như vậy thì công ty chị đâu có gì là lợi thế cạnh tranh đâu. Chị có thể đọc thêm tài liệu ở đường link sau:

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 1- MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc.html

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 2- CHIẾN LƯỢC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc_26.html

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 3- CÔNG NGHỆ) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc_47.html

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC (PHẦN 4- NGUỒN NHÂN LỰC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc_38.html

Để hiểu về quy trình hơn, chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Để thiết lập quy trình cho phòng mua hàng và ban cung ứng, chị có thể học khóa sau: KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH MUA HÀNG THEO CHUẨN QUỐC TẾ, LEVEL BASIC, 2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-2022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................

PHÒNG NHÂN SỰ CÓ ĐƯỢC BIẾT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC PHÒNG BAN KHÁC KHÔNG?

TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (23/02/2022): Quy trình làm việc của phòng ban khác? Phòng nhân sự có được biết không?

TRẢ LỜI: Quy trình hoạt động của các phòng ban khác phòng nhân sự không được phép biết. vì những lý do sau: - Thứ nhất: quy trình cũng là tài sản vô hình của doanh nghiệp cần được bảo mật. Ví dụ quy trình đấu thầu của phòng mua hàng mà bị lộ ra ngoài, nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh có lợi dụng kẽ hở của quy trình để mà kiếm lợi cho họ, ảnh hưởng lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Thậm chí trong các công ty, quản lý và nhân viên trong phòng đó còn phải ký cám kết bảo mật quy trình không được tiết lộ ra bên ngoài

- Thứ hai: chức năng nhiệm của phòng nhân sự chỉ là về quản lý con người, không có chức năng quản lý quy trình, quản lý và kiểm soát quy trình là những người có quyền hạn sau: do trưởng các bộ phận phòng ban đó tự kiểm soát hoặc chủ quy trình hoặc giám đốc tác nghiệp (quản lý chung) hoặc ban giám đốc họ sẽ kiểm soát Như vậy trong trường hợp chị hỏi thì phòng nhân sự đã vượt quá quyền hạn của mình. Tất nhiên có một số trường hợp quản lý phòng nhân sự lại kiêm luôn chức vụ trong Ban giám đốc, Ban ISO hoặc Ban kiểm soát nội bộ và họ được ủy quyền để kiểm soát quy trình các phòng thì được. Nhưng trường hợp này không nhiều. Còn một trường hợp có thể xảy ra nữa là quy trình liên phòng ban chức năng, tức là quy trình nào đó có liên quan đến phòng nhân sự, thì phòng nhân sự có quyền được biết các bước trên quy trình đó miễn là liên quan đến phòng họ.

Để tìm hiểu sâu hơn về quy trình chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................

LÀM SAO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH KHI LÀM VIỆC ONLINE VÌ DỊCH COVID 19

TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (23/02/2022): Làm online, hầu hết các công ty áp dụng, có những công ty áp dụng 4.0 thì đỡ, một vài công ty không áp dụng có giải pháp gì để giúp bộ phận kiểm soát không? Ví dụ: trên quy trình thanh toán yêu cầu phải có chứng từ gốc mới thanh toán. Vậy phải làm sao?

TRẢ LỜI: PHẦN 1, xét từ góc độ môi trường bên ngoài biến động. Quy trình trong thời kỳ bình thường thì nó mang tính ổn định và cứng nhắc. Có điều trong thời kỳ dịch bệnh thì quy trình hoạt động của một tổ chức cần linh hoạt uyển chuyển để thích ứng với biến động không ngừng của môi trường xung quanh vì tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp. Nếu mà cứ cố định làm quy trình theo cách cũ thì có thể hoạt động của công ty bị ngưng hoặc gián đoạn. Chính vì vậy trong trường hợp không có chứng từ gốc thì có thể chấp nhận bản scan hoặc hình chụp gởi qua email, sau đó quy định trong vòng bao nhiêu ngày thì sẽ bổ sung chứng từ gốc. Lợi thế cạnh tranh của các công ty, điều kiện sống còn trong thời kỳ với quá nhiều rủi ro đến từ môi trường bên ngoài dịch bệnh như thế này. Thì từ khóa “linh hoạt” là từ quan trong ưu tiền hàng đầu trong hoạt động của công ty. Chính vì vậy mà “kiểm soát tuân thủ” trong thời kỳ này không còn phù hợp, chị cần áp dụng “kiểm soát cải tiến” nhiều hơn, tức là thay vì kiểm tra mọi người trong công ty có tuân thủ hay không tuân thủ thì chị nên cải tiến quy trình hoạt động cho linh hoạt để đáp ứng với thay đổi nhanh chóng.

Chị có thể đọc thêm kiến thức về cấu trúc tổ chức linh hoạt theo điều kiện môi trường ở đường link sau: 4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 1- MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc.html

Hoặc chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................