HỎI: Ms D (phòng quản lý rủi ro)
Mình gặp vấn đề trong kiểm soát lập kế hoạch: thiếu số liệu nên khó đưa ra dự đoán nhu cầu khách hàng (dự đoán sản lượng sản xuất).
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI: Ms Mai (CFA, Kiểm soát nội bộ, CEO of RDOCA)
Kiểm soát nội bộ không tham gia vào quá trình lập kế hoạch, mà Kiểm soát nội bộ với cái nhìn độc lập khách quan từ bên ngoài thiết lập đo lường hiệu suất cho việc lập kế hoạch và giám sát việc lập kế hoạch ảnh hưởng thế nào đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Về việc kiểm soát quá trình lập kế hoạch liên quan đến số liệu để đưa ra “dự đoán nhu cầu khách hàng” có thể áp dụng mô hình quy trình kiểm soát gồm 4 bước như sau:
1. Thiết lập hiệu suất cho việc lập kế hoạch.
Để đưa ra số liệu về dự đoán nhu cầu khách hàng. Nếu sử dụng mô hình BSC, là Kiểm soát nội bộ lúc này chúng ta phải rà soát trên: quy trình đổi mới, ở bước “Dự đoán khách hàng trong tương lai” (1). Kiểm soát nội bộ xem xét 2 thước đo cơ bản sau:
- Thời gian dành cho khách hàng mục tiêu chủ chốt để tìm hiểu những nhu cầu và cơ hội tương lai của họ.
o Ví dụ: năm 2010 CEO của Xerox yêu cầu 200 quản lý hàng đầu tiếp xúc 500 khách hàng quan trọng để tìm hiểu nhu cầu của họ
o Để đo lường con số này, Kiểm soát nội bộ có thể lấy thông tin từ phòng R&D cung cấp, từ những người bán hàng, từ nhóm nghiên cứu thị trường của phòng marketing, từ những nhà quản lý…vv
- Tỷ lệ % các dự án mới được triển khai dựa trên thông tin từ khách hàng: Kiểm soát nội bộ lấy thông tin từ phòng dự án. Chỉ số này cũng khá dễ để đo lường nên mình không bình luận nhiều.
2. Đo lường hiệu suất thực tế của việc lập kế hoạch
Thường thì Kiểm soát nội bộ muốn đo lường hiệu suất thực tế sẽ dùng kết quả số liệu của các phòng ban có liên quan về “dự đoán nhu cầu khách hàng”:
+ Chuyên viên phân tích tài chính (CFA) báo cáo trong phân tích để trình cho giám đốc tài chính, giúp đưa ra các quyết định tài chính hoặc để quản lý rủi ro.
+ Bộ phận/người chiến lược công ty
+ Người/bộ phận phân tích kinh tế vĩ mô của phòng marketing…vv
Tùy từng doanh nghiệp mà có vị trí/bộ phận theo dõi các chỉ số này
Kiểm soát nội bộ có thể tự mình lập danh mục theo dõi các chỉ số hoặc mua thông tin từ công ty dịch vụ cung cấp số liệu.Tuy nhiên lưu ý rằng nên kiểm tra tính chính xác của con số này trước khi sử dụng.
Các chỉ số đó bao gồm: chỉ số về môi trường vi mô và môi trường vĩ mô
- Chỉ số môi trường vi mô: số liệu là đầu vào cho việc dự đoán nhu cầu có thể đến từ phòng R&D, phòng marketing hoặc phòng bán hoặc hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng có thể thu thập số liệu. Tuy nhiên hệ thống đo lường của họ có thể bị bóp méo (báo cáo láo, hoặc không chính xác). Ví dụ: họ không gặp phỏng vấn khách hàng hay ghi nhận ý kiến khách hàng mà tự nghĩ ra rồi điền vào phiếu thu thập thông tin, nghĩa là nhu cầu khách hàng là con số ảo.
- Chỉ số của môi trường vĩ mô: chúng ta đi kiểm tra và xem xét lại tác động của các chỉ số đến “dự đoán nhu cầu khách hàng. Các chỉ số bao gồm: CPI, PMI, GDP, lãi suất, tăng trưởng tín dụng...vv
o CPI : chỉ số giá tiêu dùng (CPI - Consumer Price Index)
Sức mua hay mãi lực là số lượng hàng hóa/dịch vụ có thể mua được bằng một đơn vị tiền tệ. Ví dụ, với 20.000 VND hiện tại (2/2011) chỉ mua được hơn 1 lít xăng trong khi ta có thể mua được hơn 3 lít cách đây 10 năm; nói cách khác sức mua của tiền Việt Nam năm 2001 lớn hơn so với năm 2011.
o PMI,
Chỉ số PMI được viện quản lý nguồn cung Mỹ (ISM- Institution for Supply Managerment) công bố thường kì vào ngày đầu tiên của mỗi tháng, cho thấy bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất của tháng trước đó. Chỉ số này được xây dựng dựa trên cơ sở điều tra, tổng hợp ý kiến của hơn 400 Giám đốc mua hàng trên toàn nước Mỹ về 5 lĩnh vực chính với trọng số cho từng lĩnh vực khác nhau: sản lượng (0,25%), số đơn đặt hàng mới (0,3%), tình hình giao hàng của nhà cung cấp (0,15%), lượng hàng tồn kho (0,1%), tình hình việc làm (0,2%).
o GDP: tổng sản phẩm nội địa,
Tổng sản phẩm quốc nội hay GDP (viết tắt của Gross Domestic Product) là giá trị thị trường của tất cả hàng hóa và dịch vụ cuối cùng được sản xuất ra trong phạm vi một lãnh thổ nhất định (thường là quốc gia) trong một thời kỳ nhất định (thường là một năm)
o Lãi suất, tăng trưởng tín dụng…vv
3. So sánh dựa vào:
- Số liệu quá khứ của doanh nghiệp
- Benchmarking của ngành.
- Benchmarking của đối thủ cạnh tranh đẫn đầu thị trường trong ngành đó
Mình xin có một vài bình luận với chỉ số này như sau:
- Hiện tại những số liệu tại doanh nghiệp Việt ít khi được thống kê hoặc chưa có. Là Kiểm soát nội bộ chúng ta phải tự thu thập số liệu này mà nó không có sẵn, nó nằm rải rác ở các phòng ban.
- Benchmarking của ngành: trên thế giới thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi để có thể cung cấp số liệu mà bạn muốn. Còn sô liệu benchmarking ngành ở VN ít khi có. Chúng tôi cũng có liên hệ với Viện năng suất nhưng họ cũng chỉ đưa ra chỉ số hiệu suất cho toàn quốc gia chứ chưa có ở ngành. CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC đang cố gắng nghiên cứu đưa ra chỉ số này.
- Benmarking của đối thủ cạnh tranh dẫn đầu thị trường trong ngành đó: cái này doanh nghiệp phải tự thiết kế hệ thống thông tin tình báo cho mình.
4. Định giá và khởi xướng hành động khắc phục
Sau khi so sánh các số liệu trên có thể định giá mức độ đạt được của việc lập kế hoạch so với mục tiêu. Rồi đưa ra hành động khắc phục để việc lập kế hoạch đạt được như mục tiêu mong muốn.
Nguồn:
(1): Sách Bản đồ chiến lược, tác giả Robert S. Kaplan và David P. Norton
(2) Mô hình quy trình kiểm soát: sách quản lý hiện đại của Mỹ - Đưa ra một vài ví dụ về chỉ số nền kinh tế vĩ mô: Theo Mr Q (trưởng phòng phân tích đầu tư của công ty chứng khoán)
- Chỉ số giá tiêu dùng: https://vi.wikipedia.org/wiki/Ch%E1%BB%89_s%E1%BB%91_gi%C3%A1_ti%C3%AAu_d%C3%B9ng
- PMI: http://www.baomoi.com/Chi-so-PMI-thuoc-do-quan-trong-cua-kinh-te-My/c/3155717.epi
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2016/03/kiem-soat-lap-ke-hoach-thieu-so-lieu.html
Mình gặp vấn đề trong kiểm soát lập kế hoạch: thiếu số liệu nên khó đưa ra dự đoán nhu cầu khách hàng (dự đoán sản lượng sản xuất).
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI: Ms Mai (CFA, Kiểm soát nội bộ, CEO of RDOCA)
Kiểm soát nội bộ không tham gia vào quá trình lập kế hoạch, mà Kiểm soát nội bộ với cái nhìn độc lập khách quan từ bên ngoài thiết lập đo lường hiệu suất cho việc lập kế hoạch và giám sát việc lập kế hoạch ảnh hưởng thế nào đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Về việc kiểm soát quá trình lập kế hoạch liên quan đến số liệu để đưa ra “dự đoán nhu cầu khách hàng” có thể áp dụng mô hình quy trình kiểm soát gồm 4 bước như sau:
1. Thiết lập hiệu suất cho việc lập kế hoạch.
Để đưa ra số liệu về dự đoán nhu cầu khách hàng. Nếu sử dụng mô hình BSC, là Kiểm soát nội bộ lúc này chúng ta phải rà soát trên: quy trình đổi mới, ở bước “Dự đoán khách hàng trong tương lai” (1). Kiểm soát nội bộ xem xét 2 thước đo cơ bản sau:
- Thời gian dành cho khách hàng mục tiêu chủ chốt để tìm hiểu những nhu cầu và cơ hội tương lai của họ.
o Ví dụ: năm 2010 CEO của Xerox yêu cầu 200 quản lý hàng đầu tiếp xúc 500 khách hàng quan trọng để tìm hiểu nhu cầu của họ
o Để đo lường con số này, Kiểm soát nội bộ có thể lấy thông tin từ phòng R&D cung cấp, từ những người bán hàng, từ nhóm nghiên cứu thị trường của phòng marketing, từ những nhà quản lý…vv
- Tỷ lệ % các dự án mới được triển khai dựa trên thông tin từ khách hàng: Kiểm soát nội bộ lấy thông tin từ phòng dự án. Chỉ số này cũng khá dễ để đo lường nên mình không bình luận nhiều.
2. Đo lường hiệu suất thực tế của việc lập kế hoạch
Thường thì Kiểm soát nội bộ muốn đo lường hiệu suất thực tế sẽ dùng kết quả số liệu của các phòng ban có liên quan về “dự đoán nhu cầu khách hàng”:
+ Chuyên viên phân tích tài chính (CFA) báo cáo trong phân tích để trình cho giám đốc tài chính, giúp đưa ra các quyết định tài chính hoặc để quản lý rủi ro.
+ Bộ phận/người chiến lược công ty
+ Người/bộ phận phân tích kinh tế vĩ mô của phòng marketing…vv
Tùy từng doanh nghiệp mà có vị trí/bộ phận theo dõi các chỉ số này
Kiểm soát nội bộ có thể tự mình lập danh mục theo dõi các chỉ số hoặc mua thông tin từ công ty dịch vụ cung cấp số liệu.Tuy nhiên lưu ý rằng nên kiểm tra tính chính xác của con số này trước khi sử dụng.
Các chỉ số đó bao gồm: chỉ số về môi trường vi mô và môi trường vĩ mô
- Chỉ số môi trường vi mô: số liệu là đầu vào cho việc dự đoán nhu cầu có thể đến từ phòng R&D, phòng marketing hoặc phòng bán hoặc hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng có thể thu thập số liệu. Tuy nhiên hệ thống đo lường của họ có thể bị bóp méo (báo cáo láo, hoặc không chính xác). Ví dụ: họ không gặp phỏng vấn khách hàng hay ghi nhận ý kiến khách hàng mà tự nghĩ ra rồi điền vào phiếu thu thập thông tin, nghĩa là nhu cầu khách hàng là con số ảo.
- Chỉ số của môi trường vĩ mô: chúng ta đi kiểm tra và xem xét lại tác động của các chỉ số đến “dự đoán nhu cầu khách hàng. Các chỉ số bao gồm: CPI, PMI, GDP, lãi suất, tăng trưởng tín dụng...vv
o CPI : chỉ số giá tiêu dùng (CPI - Consumer Price Index)
Sức mua hay mãi lực là số lượng hàng hóa/dịch vụ có thể mua được bằng một đơn vị tiền tệ. Ví dụ, với 20.000 VND hiện tại (2/2011) chỉ mua được hơn 1 lít xăng trong khi ta có thể mua được hơn 3 lít cách đây 10 năm; nói cách khác sức mua của tiền Việt Nam năm 2001 lớn hơn so với năm 2011.
o PMI,
Chỉ số PMI được viện quản lý nguồn cung Mỹ (ISM- Institution for Supply Managerment) công bố thường kì vào ngày đầu tiên của mỗi tháng, cho thấy bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất của tháng trước đó. Chỉ số này được xây dựng dựa trên cơ sở điều tra, tổng hợp ý kiến của hơn 400 Giám đốc mua hàng trên toàn nước Mỹ về 5 lĩnh vực chính với trọng số cho từng lĩnh vực khác nhau: sản lượng (0,25%), số đơn đặt hàng mới (0,3%), tình hình giao hàng của nhà cung cấp (0,15%), lượng hàng tồn kho (0,1%), tình hình việc làm (0,2%).
o GDP: tổng sản phẩm nội địa,
Tổng sản phẩm quốc nội hay GDP (viết tắt của Gross Domestic Product) là giá trị thị trường của tất cả hàng hóa và dịch vụ cuối cùng được sản xuất ra trong phạm vi một lãnh thổ nhất định (thường là quốc gia) trong một thời kỳ nhất định (thường là một năm)
o Lãi suất, tăng trưởng tín dụng…vv
3. So sánh dựa vào:
- Số liệu quá khứ của doanh nghiệp
- Benchmarking của ngành.
- Benchmarking của đối thủ cạnh tranh đẫn đầu thị trường trong ngành đó
Mình xin có một vài bình luận với chỉ số này như sau:
- Hiện tại những số liệu tại doanh nghiệp Việt ít khi được thống kê hoặc chưa có. Là Kiểm soát nội bộ chúng ta phải tự thu thập số liệu này mà nó không có sẵn, nó nằm rải rác ở các phòng ban.
- Benchmarking của ngành: trên thế giới thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi để có thể cung cấp số liệu mà bạn muốn. Còn sô liệu benchmarking ngành ở VN ít khi có. Chúng tôi cũng có liên hệ với Viện năng suất nhưng họ cũng chỉ đưa ra chỉ số hiệu suất cho toàn quốc gia chứ chưa có ở ngành. CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC đang cố gắng nghiên cứu đưa ra chỉ số này.
- Benmarking của đối thủ cạnh tranh dẫn đầu thị trường trong ngành đó: cái này doanh nghiệp phải tự thiết kế hệ thống thông tin tình báo cho mình.
4. Định giá và khởi xướng hành động khắc phục
Sau khi so sánh các số liệu trên có thể định giá mức độ đạt được của việc lập kế hoạch so với mục tiêu. Rồi đưa ra hành động khắc phục để việc lập kế hoạch đạt được như mục tiêu mong muốn.
Nguồn:
(1): Sách Bản đồ chiến lược, tác giả Robert S. Kaplan và David P. Norton
(2) Mô hình quy trình kiểm soát: sách quản lý hiện đại của Mỹ - Đưa ra một vài ví dụ về chỉ số nền kinh tế vĩ mô: Theo Mr Q (trưởng phòng phân tích đầu tư của công ty chứng khoán)
- Chỉ số giá tiêu dùng: https://vi.wikipedia.org/wiki/Ch%E1%BB%89_s%E1%BB%91_gi%C3%A1_ti%C3%AAu_d%C3%B9ng
- PMI: http://www.baomoi.com/Chi-so-PMI-thuoc-do-quan-trong-cua-kinh-te-My/c/3155717.epi
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2016/03/kiem-soat-lap-ke-hoach-thieu-so-lieu.html
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:
Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:
Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:
BLOG (sharing courses): http://chiasekiemsoatnoibo.blogspot.com/
