QUẢN LÝ PHÒNG NHÂN SỰ ÁP QUY TRÌNH YÊU CẦU TRƯỞNG BAN CUNG ỨNG LÀM THEO CÓ ĐÚNG KHÔNG?

TRƯỞNG BAN CUNG ỨNG hỏi (18/01/2022): Phòng nhân sự họ đưa ra cho em các quy trình mà họ lấy ở đâu đó và áp cho ban cung ứng mà em quản lý yêu cầu thực hiện theo, như vậy có đúng không ạ?

TRẢ LỜI: Việc họ tự nghĩ ra quy trình hoặc có tham khảo quy trình của công ty nào đó hoặc chuyên gia hay tổ chức nào đó có quy trình đó rồi đem về áp dụng cho công ty chị, áp cụng cho ban cung ứng chị đang quản lý là chưa hợp lý. Vì những lý do sau:

- Phòng nhân sự không có chuyên môn cung ứng mà viết được quy trình. Họ chỉ có chuyên môn về quản lý nhân sự thôi thì làm gì có kiến thức và kinh nghiệm trong nghề cung ứng mà viết

- Phòng nhân sự không có thẩm quyền thiết lập quy trình cho phòng ban khác: quy trình mỗi phòng ban là do phòng ban đó tự vận hành, nếu có điều chỉnh quy trình thì ban giám đốc sẽ điều chỉnh, phòng nhân sự không có quyền gì trong trường hợp này cả. Cũng có trường hợp quản lý phòng nhân sự kiêm luôn một chức vụ nào đó trong ban giám đốc hoặc ban kiểm soát hoặc ban ISO và họ được giao nhiệm vụ thiết lập quy trình cho phòng chị thì đúng là họ có thẩm quyền thật. Có điều này việc này ít gặp vì quản lý nhân sự họ chỉ có chuyên môn về nhân sự thôi thì khó được giao nhiệm vụ này, trừ khi họ có chuyên môn hoặc khả năng trên nhiều lĩnh vực phòng ban khác nhau thôi.

- Phòng nhân sự tham khảo quy trình của một công ty nào đó thì xét về tinh thần ham học hỏi thì tốt, đưa cho chị tham khảo rồi chị tự rút ra cái hay áp dụng được thì được. Còn nếu phòng nhân sự tham khảo quy trình công ty khác rồi yêu cầu áp cho ban cung ứng chị áp dụng là chưa hợp lý vì mỗi công ty hoạt động dựa trên các yếu tố khác nhau. Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình hoạt dộng của doanh nghiệp bao gồm: môi trường, chiến lược, nhân sự, nguồn nhân lực. Nên rất khó để tìm kiếm một công ty nào giống hệt mình để bắt chước y hệt quy trình của họ cả. Mà có áp dụng y hệt được đi chăng nữa thì nó tạo cho công ty chị một bản sao chép hoàn toàn giống công ty khác, như vậy thì công ty chị đâu có gì là lợi thế cạnh tranh đâu. Chị có thể đọc thêm tài liệu ở đường link sau:

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 1- MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc.html

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 2- CHIẾN LƯỢC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc_26.html

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 3- CÔNG NGHỆ) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc_47.html

4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC (PHẦN 4- NGUỒN NHÂN LỰC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc_38.html

Để hiểu về quy trình hơn, chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Để thiết lập quy trình cho phòng mua hàng và ban cung ứng, chị có thể học khóa sau: KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH MUA HÀNG THEO CHUẨN QUỐC TẾ, LEVEL BASIC, 2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-2022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................

PHÒNG NHÂN SỰ CÓ ĐƯỢC BIẾT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC PHÒNG BAN KHÁC KHÔNG?

TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (23/02/2022): Quy trình làm việc của phòng ban khác? Phòng nhân sự có được biết không?

TRẢ LỜI: Quy trình hoạt động của các phòng ban khác phòng nhân sự không được phép biết. vì những lý do sau: - Thứ nhất: quy trình cũng là tài sản vô hình của doanh nghiệp cần được bảo mật. Ví dụ quy trình đấu thầu của phòng mua hàng mà bị lộ ra ngoài, nhà cung cấp hoặc đối thủ cạnh tranh có lợi dụng kẽ hở của quy trình để mà kiếm lợi cho họ, ảnh hưởng lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Thậm chí trong các công ty, quản lý và nhân viên trong phòng đó còn phải ký cám kết bảo mật quy trình không được tiết lộ ra bên ngoài

- Thứ hai: chức năng nhiệm của phòng nhân sự chỉ là về quản lý con người, không có chức năng quản lý quy trình, quản lý và kiểm soát quy trình là những người có quyền hạn sau: do trưởng các bộ phận phòng ban đó tự kiểm soát hoặc chủ quy trình hoặc giám đốc tác nghiệp (quản lý chung) hoặc ban giám đốc họ sẽ kiểm soát Như vậy trong trường hợp chị hỏi thì phòng nhân sự đã vượt quá quyền hạn của mình. Tất nhiên có một số trường hợp quản lý phòng nhân sự lại kiêm luôn chức vụ trong Ban giám đốc, Ban ISO hoặc Ban kiểm soát nội bộ và họ được ủy quyền để kiểm soát quy trình các phòng thì được. Nhưng trường hợp này không nhiều. Còn một trường hợp có thể xảy ra nữa là quy trình liên phòng ban chức năng, tức là quy trình nào đó có liên quan đến phòng nhân sự, thì phòng nhân sự có quyền được biết các bước trên quy trình đó miễn là liên quan đến phòng họ.

Để tìm hiểu sâu hơn về quy trình chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................

LÀM SAO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH KHI LÀM VIỆC ONLINE VÌ DỊCH COVID 19

TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (23/02/2022): Làm online, hầu hết các công ty áp dụng, có những công ty áp dụng 4.0 thì đỡ, một vài công ty không áp dụng có giải pháp gì để giúp bộ phận kiểm soát không? Ví dụ: trên quy trình thanh toán yêu cầu phải có chứng từ gốc mới thanh toán. Vậy phải làm sao?

TRẢ LỜI: PHẦN 1, xét từ góc độ môi trường bên ngoài biến động. Quy trình trong thời kỳ bình thường thì nó mang tính ổn định và cứng nhắc. Có điều trong thời kỳ dịch bệnh thì quy trình hoạt động của một tổ chức cần linh hoạt uyển chuyển để thích ứng với biến động không ngừng của môi trường xung quanh vì tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp. Nếu mà cứ cố định làm quy trình theo cách cũ thì có thể hoạt động của công ty bị ngưng hoặc gián đoạn. Chính vì vậy trong trường hợp không có chứng từ gốc thì có thể chấp nhận bản scan hoặc hình chụp gởi qua email, sau đó quy định trong vòng bao nhiêu ngày thì sẽ bổ sung chứng từ gốc. Lợi thế cạnh tranh của các công ty, điều kiện sống còn trong thời kỳ với quá nhiều rủi ro đến từ môi trường bên ngoài dịch bệnh như thế này. Thì từ khóa “linh hoạt” là từ quan trong ưu tiền hàng đầu trong hoạt động của công ty. Chính vì vậy mà “kiểm soát tuân thủ” trong thời kỳ này không còn phù hợp, chị cần áp dụng “kiểm soát cải tiến” nhiều hơn, tức là thay vì kiểm tra mọi người trong công ty có tuân thủ hay không tuân thủ thì chị nên cải tiến quy trình hoạt động cho linh hoạt để đáp ứng với thay đổi nhanh chóng.

Chị có thể đọc thêm kiến thức về cấu trúc tổ chức linh hoạt theo điều kiện môi trường ở đường link sau: 4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 1- MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc.html

Hoặc chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................