LÀM SAO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH KHI LÀM VIỆC ONLINE VÌ DỊCH COVID 19

TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (23/02/2022): Làm online, hầu hết các công ty áp dụng, có những công ty áp dụng 4.0 thì đỡ, một vài công ty không áp dụng có giải pháp gì để giúp bộ phận kiểm soát không? Ví dụ: trên quy trình thanh toán yêu cầu phải có chứng từ gốc mới thanh toán. Vậy phải làm sao?

TRẢ LỜI: PHẦN 1, xét từ góc độ môi trường bên ngoài biến động. Quy trình trong thời kỳ bình thường thì nó mang tính ổn định và cứng nhắc. Có điều trong thời kỳ dịch bệnh thì quy trình hoạt động của một tổ chức cần linh hoạt uyển chuyển để thích ứng với biến động không ngừng của môi trường xung quanh vì tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp. Nếu mà cứ cố định làm quy trình theo cách cũ thì có thể hoạt động của công ty bị ngưng hoặc gián đoạn. Chính vì vậy trong trường hợp không có chứng từ gốc thì có thể chấp nhận bản scan hoặc hình chụp gởi qua email, sau đó quy định trong vòng bao nhiêu ngày thì sẽ bổ sung chứng từ gốc. Lợi thế cạnh tranh của các công ty, điều kiện sống còn trong thời kỳ với quá nhiều rủi ro đến từ môi trường bên ngoài dịch bệnh như thế này. Thì từ khóa “linh hoạt” là từ quan trong ưu tiền hàng đầu trong hoạt động của công ty. Chính vì vậy mà “kiểm soát tuân thủ” trong thời kỳ này không còn phù hợp, chị cần áp dụng “kiểm soát cải tiến” nhiều hơn, tức là thay vì kiểm tra mọi người trong công ty có tuân thủ hay không tuân thủ thì chị nên cải tiến quy trình hoạt động cho linh hoạt để đáp ứng với thay đổi nhanh chóng.

Chị có thể đọc thêm kiến thức về cấu trúc tổ chức linh hoạt theo điều kiện môi trường ở đường link sau: 4 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC (PHẦN 1- MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC) http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com/2016/07/4-yeu-to-anh-huong-en-co-cau-to-chuc.html

Hoặc chị có thể tham gia khóa học KHÓA KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT, LEVEL BASIC, HÀ NỘI, NGÀY 23/02/2022 http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-23022022

Chuyên gia tư vấn kiểm soát nội bộ: Ms Trần Thị Hạnh Mai Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ (hơn 400 doanh nghiệp thành viên)............ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIỂM SOÁT TỔ CHỨC RDOCA............ Điện thoại, zalo, skype, viber: (+84) 986 970 683 ...................... Email: internalcontrolvietnam@gmail.com ................................. Website: http://control.edu.vn .............. Trụ sở: Phòng 1508, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1. TP HCM ......... Địa chỉ giao dịch Hà Nội: Số 76 Vạn Phúc, P Vạn Phúc, Q Hà Đông, TP Hà Nội..............................