KIỂM SOÁT NGUYÊN LIỆU ĐẦU VÀO KHÔNG LẤY ĐƯỢC BÁO GIÁ CỦA NHÀ CUNG CẤP

KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (07/2022) Em mới làm kiểm soát nội bộ cho một công ty. Em được giao nhiệm vụ kiểm soát giá nguyên liệu đầu vào. Em rà giá nhà cung cấp báo cho nhân viên mua hàng, mà nhà cung cấp họ không gởi báo giá cho em, nhà cung cấp hình như phải mua hàng thì họ mới báo giá hay sao ấy.

TRẢ LỜI: Lấy báo giá nhà cung cấp cũng cần có kỹ năng nhất định bạn à. Tình huống của bạn mình xin phân tích ở 2 tình huống: Trường hợp thứ nhất là bạn đi lấy báo giá trong danh sách các nhà cung cấp mà nhân viên mua hàng trình xét duyệt: khi bạn tương tác với nhà cung cấp, việc đầu tiên bạn giới thiệu bạn là ai? Đến từ công ty nào? Nếu bạn đã giới thiệu công ty bạn cho sales biết, và sales đó họ kiểm tra lại lịch sử giao dịch thì họ thấy đã chăm sóc một bạn mua hàng khác thuộc công ty bạn rồi. Thì về nguyên tắc họ sẽ chỉ báo giá cho 1 sales đó thôi bởi vì nguyên tắc nhất quán trong thông tin nên họ sẽ không báo cho ai khác trong công ty đó nữa. Làm việc chỉ dựa trên một đầu mối thông tin là nguyên tắc làm việc của sales bạn à.

Trường hợp thứ hai là bạn đi lấy báo giá của các nhà cung cấp mà không nằm trong danh sách báo giá mà người mua hàng trình xét duyệt: cái cách bạn nói chuyện với các nhà cung cấp, các sales họ ngửi thấy mùi của việc bạn đang đi “dò: giá chứ chẳng có thiện chí mua bán gì ở đây. Chính vì vậy mà họ không muốn mất thời gian, đầu tư nỗ lực công sức chăm sóc bạn rồi cuối cùng chỉ bị lộ thông tin giá chứ chả được doanh số gì. Thế nên họ không nhiệt tình báo giá cho bạn. Lấy báo giá là một kỹ năng cần học hỏi bạn à. Trong trường hợp này bạn đang đóng vai là người đi mua hàng chứ bạn không thật sự làm người mua hàng mà bạn chỉ có vai trò kiểm tra giá thôi. Tức là bạn đang dùng kỹ thuật “root check thông tin”. Bạn cần tìm kiếm thông tin về giá trên thị trường để so sánh với giá nhân viên mua hàng báo. Trong marketing có từ chuyên môn là “tình báo marketing”, trong mua hàng thì có “tình báo mua hàng”. Tức là khả năng tìm kiếm thông tin từ đối thủ cạnh tranh hoặc nhà cung cấp trên thị trường bạn à. Vấn đề ở chỗ là bạn diễn chưa sâu, diễn chưa đạt. Thì bạn cần tập diễn, tập bài tập đóng vai là người mua hàng thôi. Không có cái gì ăn ngay được đâu, cái gì cũng dày công khổ luyện mới được bạn à.

-- Ms Trần Thị Hạnh Mai - Chuyên gia kiểm soát nội bộ. Điện thoại, zalo, skype, viber: +84 986 970 683 .Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

KHÓA HỌC: KIỂM SOÁT NỘI BỘ. CHUYÊN ĐỀ: KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-04062022

EM KHÔNG HIỂU NHIỆM VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA MÌNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ hỏi (07/2022): em mới nghỉ làm kiểm soát nội bộ một công ty và chuyển qua một công ty mới để làm, em chưa hiểu công việc ở công ty mới và cũng không đáp ứng được công việc ở công ty mới vì em chưa hiểu nhiệm vụ em phải làm là gì, chưa hiểu nghiệp vụ cho lắm, công việc em làm không phải là kế toán và kiểm toán, chị giải thích cho em được không?

TRẢ LỜI: theo bạn hiểu là kiểm soát là kiểm soát tài chính kế toán, nghĩa là nhiệm vụ của bạn sẽ đi kiểm soát phần hành tài chính kế toán cho doanh nghiệp đó. Nhưng thực tế công việc phát sinh và cấp trên thì yêu cầu bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức đó, tức là thay vì bạn hiểu là kiểm soát quy trình tài chính kế toán thì giờ bạn phải kiểm soát toàn bộ quy trình của các phòng ban khác nhau. Ví dụ: công ty cho bạn kiểm soát giá nguyên liệu đầu vào thì có nghĩa là bạn đang kiểm soát quy trình mua hàng. Thật ra công ty bạn làm kiểm soát theo thói quen, kinh nghiệm và sự thuận tiện, nó cũng chưa có một HỆ THỐNG KIỂM SOÁT bài bản. Chính vì vậy mà mong muốn kiểm soát của cấp trên chưa truyền đạt để bạn hiểu nhiệm vụ bạn phải làm là gì. Và hơn nữa, khi đã hiểu nghiệp vụ chuyên môn mình phải làm thì bạn cần được đào tạo để làm việc đó. Nếu không được đào tạo trong lớp học chính thức bên ngoài thì nội bộ công ty cũng nên đào tạo bạn để bạn làm được công việc đó. Tuy nhiên cấp trên của bạn cũng không đào tạo bạn mà bạn tự mày mò trên công việc, tự kiểm soát nên bạn không biết mình nên làm gì. Trong các công ty nước ngoài thì họ được đào tạo và phải có khả năng thì họ mới giao nhiệm vụ cho một nhân viên mới, còn công ty Việt Nam thì cứ tuyển nhân viên vào làm rồi đào tạo trên công việc, tức là nghề dạy nghề, công việc dạy bạn.

--- Ms Trần Thị Hạnh Mai - Chuyên gia kiểm soát nội bộ. Điện thoại, zalo, skype, viber: +84 986 970 683 .Email: internalcontrolvietnam@gmail.com

KHÓA HỌC: KIỂM SOÁT NỘI BỘ. CHUYÊN ĐỀ: KỸ THUẬT THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHUẨN QUỐC TẾ VÀ THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT http://control.edu.vn/ky-thuat-thiet-lap-quy-trinh-mua-hang-chuan-quoc-te-va-tham-dinh-hieu-suat-04062022