HỎI ĐÁP KIỂM SOÁT NỘI BỘ: NHÂN SỰ CHƯA BÁM SÁT KẾ HOẠCH, NĂNG SUẤT CHƯA CAO

QUẢN LÝ hỏi: Nhân sự chưa bám sát vào kế hoạch, năng suất chưa cao...

KIỂM SOÁT NỘI BỘ trả lời (TRẦN THỊ HẠNH MAI, 0986 970 683, internalcontrolvietnam@gmail.com): trong quá trình quản trị doanh nghiệp, nhân viên công ty bạn có dấu hiệu không đạt năng suất và mục tiêu kế hoạch làm việc thì có thể phân tích ở 2 khía cạnh: quy trình làm việc và cơ chế kiểm soát.

1. Quy trình làm việc.

Việc chưa đạt được năng suất làm việc, nguyên nhân thì bạn có thể dùng công cụ 5W, 5W1H để tìm ra nguyên nhân. Khi bạn dò tìm trên từng bước của quy trình, bạn sẽ dò tìm được nơi mà hiệu suất rơi (lưu ý rằng Châu Á và Châu Âu hay gọi là năng suất, Mỹ gọi là hiệu suất). Vấn đề ở chỗ là trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì phần lớn chưa văn bản hóa, hay chuẩn hóa các quy trình hoạt động. Hầu hết các quy trình hoạt động theo thói quen và kinh nghiệm, cộng với các bước không thực hiện đồng nhất như nhau như bỏ bước, thêm bước. Như vậy là nếu quy trình chưa được hoàn chỉnh thì khó mà tìm được điểm nào trên quy trình không đạt được hiệu suất. Ví dụ: anh CEO có hỏi mình là nội dung của thông điệp quảng cáo của bên anh không thu hút, mình có hỏi rằng quy trình viết ra thông điệp đó mà nhân viên anh làm có bao nhiêu bước?...anh không biết, nghĩa là anh chỉ giao nhiệm vụ rồi nhận kết quả, mà không biết quá trình đó nhân viên của anh đã làm những bước gì để cho ra thành quả. Giao nhiệm vụ và nhận báo cáo kết quả công việc là theo CHIỀU DỌC, còn quản lý đến quá trình mỗi bước làm ra công việc đó là QUẢN LÝ THEO CHIỀU NGANG. Vậy nên, bạn có biết các công ty toàn cầu họ làm hiệu suất rất cao không? là vì họ kiểm soát không phải chỉ con người mà cả quá trình làm ra công việc đó. Như vậy, bạn nên tiến tới kiểm soát THEO CHIỀU NGANG - CHIỀU DÒNG CHẢY CÔNG VIỆC- người ta gọi là QUY TRÌNH LÀM VIỆC.