CÂU HỎI 8: KPI của phòng mua hàng chỉ nên theo dõi 6 chỉ số thôi đúng không?
Được trích từ nội dung buổi họp VICC tại HCM ngày 17/07/2015. Nằm trong bước 1 của quy trình chiến lược kiểm soát: THIẾT LẬP TIÊU CHUẨN HIỆU SUẤT (SOPs) VÀ MỤC TIÊU (GOALS)
Mr H hỏi: KPI cho phòng mua hàng chỉ nên theo dõi 6 chỉ số đúng không?
Mr Ng trả lời: Không nhất thiết là cố định số lượng KPI cần
được theo dõi mà phù hợp với hoạt động của công ty
Kiểm soát nội bộ trả lời: Ms Trần Thị Hạnh Mai, trưởng R&D, VICC
Trên thế giới họ đưa ra rất nhiều mô hình ứng dụng BSC và KPI cho doanh nghiệp. Chắc là anh H nhắc đến quy tắc 6 KPIs trong sách "Quản lý 6 con" (Six figure management method) của tác giả: Georges, Patrick, Hus, Josepine. Mọi người cần tài liệu thì mình gửi cho tham khảo (rất tiếc là sách tiếng anh, chưa dịch ra tiếng Việt được)
Ngoài ra mình cũng xin nhắc lại ở các bài viết trước mình đã giới thiệu quy tắc 100 của 2 ông cha đẻ ra BSC và KPI: với lý do chúng ta nên tập trung kiểm soát ở những điểm trọng yếu để khỏi dàn trải nỗ lực hay nguồn lực của doanh nghiệp. Kaplan và Norton khuyến cáo trong doanh nghiệp chúng ta nên áp dụng không quá 100 KPI, theo quy tắc 10/80/10, nghĩa là:
· Không quá 10 KRIs (Key result
indicators)
· Không quá 80 PIs (Performance
indicators)
· Không quá KPIs (Key performance
indicators)
Chi tiết bạn nên tham
khảo sách của tác giả David Parmenter, Bản quyền © 2007 bởi John Wiley &
Sons, Inc công bố tại Canada - do bạn là du học sinh Mỹ gửi tặng VICC đọc tham
khảo. Nằm trong chương 1, trang từ 1 – 14 của cuốn sách.
Còn riêng đối với
phòng mua hàng thì 1 công ty chắc không quá 10 phòng ban. Vậy phòng mua hàng
chỉ theo dõi không quá 10 KPI là phù hợp.
Tuy nhiên nó còn phụ
thuộc vào nguồn lực của tổ chức đó có cho phép họ theo dõi được số lượng KPI đó
không?
Ở đây chúng tôi không
đề cập đến nguồn lực tài chính và giả định môi trường văn hóa tổ chức cho phéo
việc thiết lập và đo lường KPI là dễ dàng, chúng tôi chỉ xét về hệ thống IT và
nguồn lực con người:
Ví dụ 1: Với công nghệ IT nghèo nàn
với doanh nghiệp chỉ
lưu trữ nghiệp vụ bằng văn bản giấy và excel hoặc các phần mềm của mỗi phòng
ban không kết nối thông tin với nhau: phòng kế toán có phần mềm riêng, phòng
kinh doanh có phần mềm riêng, phòng mua hàng có phần mềm riêng, kho có phần mềm
riêng…thì chỉ theo dõi không quá 10 KPI cho phòng mua hàng đã là vất vả rồi. Và
cần riêng 1 cô thư ký theo dõi và tổng hợp (ngoài theo dõi, tổng hợp và báo cáo
KPI, cô ấy còn làm những nhiệm vụ khác nữa của phòng, nhưng cô ấy sẽ phải mất 4
giờ 1 ngày cho nhiệm vụ này).
Ví dụ 2: Với công nghệ IT hiện đại (đầu tư
trên dưới 10 tỷ)
với doanh nghiệp có
phần mềm quản trị toàn diện kết nối thông tin và dữ liệu tất cả các phòng ban
như ERP thì có thể theo dõi lên tới hơn 50 KPI cho phòng mua hàng . Chỉ cần nhà
quản lý nêu những tiêu chí quản trị và đặt vào lịch trình công việc là có ngay
những số liệu thống kê về KPI bởi vì tất cả đã có lập trình viên họ thiết lập
và thống kê. Quản lý chỉ việc đặt hàng họ. Vì là công nghệ nên không phải cần
có 1 cô thư ký theo dõi và thống kê, quản lý có ngay 1 trang báo cáo về những
KPI họ theo dõi trên 1 bảng.
GHI CHÚ:
Danh tính của người hỏi sẽ được ghi tắt và những thông tin người hỏi cung cấp về số liệu đã được chúng tôi chỉnh sửa để bảo đảm bí mật doanh nghiệp.
Danh tính của người hỏi sẽ được ghi tắt và những thông tin người hỏi cung cấp về số liệu đã được chúng tôi chỉnh sửa để bảo đảm bí mật doanh nghiệp.
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:
THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ
Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:
Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:
Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét